Müşteriler Planris Üzerinden Online Randevuyu Nasıl Oluşturur ve Onaylar?

Planris, işletmelerin müşterilerinden web sitesi veya QR kod üzerinden 7/24 online randevu almasını sağlayan bir randevu yönetim sistemidir. Online randevu özelliği tüm paketlerde standart olarak sunulur ve müşteriler, bilgisayar, tablet veya telefonlarıyla birkaç adımda randevu oluşturabilirler.

Bu rehberde, müşterilerin Planris üzerinden online randevuyu nasıl oluşturacağı ve onaylayacağı adım adım anlatılmaktadır.

1. Planris Online Randevu Sistemi Nedir?

Planris, randevu ve rezervasyon süreçlerini uçtan uca yöneten, tamamen web tabanlı bir platformdur. Online randevu özelliği sayesinde:

• Müşteriler, web sitenizdeki online randevu butonu üzerinden,
• Ya da işletmenizin paylaştığı QR kodu okutarak günün her saati randevu alabilirler.

Tüm paketlerde online randevu özelliği bulunur; Starter (ücretsiz), Plus ve Pro paketlerin tamamında bu modül aktiftir.

Ayrıca, randevularla ilgili WhatsApp ve SMS bildirimleri, müşteriye otomatik olarak gönderilebilir. WhatsApp tüm paketlerde, SMS ise Plus ve Pro paketlerde sunulur.

2. Müşteri Online Randevu Ekranına Nasıl Ulaşır?

Müşteriler genellikle üç kanaldan online randevu ekranınıza ulaşır:

Web Siteniz Üzerinden

• Ana sayfa menüsünde veya üst bölümde "Online Randevu", "Randevu Al" gibi bir buton bulunur.
• Müşteri bu butona tıkladığında, Planris'in sağladığı online randevu formu açılır.

QR Kod ile

• İşletmeniz, Planris üzerinden oluşturulan online randevu linkine ait QR kodu basılı materyallere (kartvizit, afiş, masa kartı vb.) ekleyebilir.
• Müşteri, telefon kamerasıyla bu QR kodu okutarak doğrudan randevu ekranına gider.

Sosyal Medya ve Mesajlaşma Linkleri

• Instagram, Facebook veya WhatsApp profilinizde paylaştığınız randevu linklerine tıklayan müşteriler de aynı online randevu formuna yönlendirilir.

3. Adım Adım Online Randevu Oluşturma

Online randevu formu, Planris'teki standart randevu formu mantığıyla çalışır: hizmet seçimi, personel/oda seçimi, tarih-saat belirleme ve müşteri bilgileri adımlarını içerir.

3.1. Hizmet Seçimi

Müşteri, ilk adımda almak istediği hizmeti seçer:

• Hizmet listesinde, hizmet adı, süresi ve kategorisi yer alır (örneğin: "Saç Kesim – 30 dk", "Diyetisyen Görüşmesi – 45 dk").
• Birden fazla hizmet seçilebilecek şekilde form kurgulanabilir (örneğin saç kesim + sakal vs.).
• Seçili hizmetler vurgulu olarak işaretlenir ve toplam süre otomatik hesaplanır.

Bu adım, işletmenizin Planris içerisinde tanımladığı hizmet bazlı randevu sistemiyle entegre çalışır.

3.2. Personel veya Oda Seçimi (Varsa)

İşletmenizin yapısına göre müşteri:

• Hizmeti alacağı personeli seçebilir (örneğin belirli bir kuaför, doktor veya eğitmen).
• Oda/salon bazlı çalışan işletmelerde (klinik, spa, fizik tedavi vb.) oda veya kabin seçimi yapılabilir.

Planris, arka planda personel ve odaların müsaitlik durumunu kontrol eder; çakışan saatler için uyarı verir ve sadece uygun slotları gösterir.

3.3. Tarih ve Saat Seçimi

Sonraki adımda müşteri, kendine uygun tarih ve saati seçer:

• Takvim üzerinden yalnızca bugün ve gelecek tarihler seçilebilir; geçmiş tarih için randevu alınamaz.
• Seçilen personel, hizmet süresi ve oda bilgisine göre sistem, otomatik olarak müsait zaman dilimlerini hesaplar.

Saat seçimi ekranında:

• Yeşil zaman dilimleri: müsait
• Kırmızı zaman dilimleri: dolu
• Turuncu zaman dilimleri: kısmen dolu (örneğin başka odalar uygun) olarak gösterilebilir.

Müşteri, kendisi için en uygun zamanı işaretleyerek bir sonraki adıma geçer.

3.4. Müşteri Bilgileri ve Notlar

Müşteri, randevu formunun son adımında iletişim bilgilerini girer:

• Ad Soyad
• Telefon numarası
• Tercihe göre e-posta adresi
• Not alanı: "İlk kez geliyorum", "Renk açma yapılacak", "Bel rahatsızlığım var" gibi özel notlar buraya yazılabilir.

Planris, müşteri telefon numaralarını benzersiz olacak şekilde tutar; böylece her müşteri için tek bir kayıt oluşur ve geçmiş randevu/satış hikâyesi sağlıklı şekilde izlenir.

3.5. Randevuyu Gönderme

Tüm zorunlu alanlar eksiksiz doldurulduğunda:

• Sistem, iç doğrulamalar yaparak formun eksiksiz olduğunu kontrol eder (hizmet, tarih-saati, müşteri bilgisi vb.).
• Her şey tamamsa, "Randevu Oluştur" / "Gönder" butonu aktif hale gelir.

Müşteri bu butona bastığında:

• Randevu isteği sisteme kaydedilir.
• Ekranda "Randevu talebiniz alınmıştır" benzeri bir bilgilendirme mesajı gösterilir.
• Arka planda randevu, Planris'te "Bekliyor" durumunda açılır ve işletme Panel'den bu randevuyu görebilir.

4. Müşteriler Online Randevuyu Nasıl Onaylar?

Planris'te randevuların durumu; Bekliyor, Onaylandı, Tamamlandı, İptal, No-Show gibi statülerle takip edilir. Müşteri açısından onay süreci şöyle işler:

4.1. İşletme Tarafından Randevu Onayı

• Müşterinin online formdan gönderdiği randevu isteği, önce "Bekliyor" durumunda kaydedilir.
• İşletme, Planris panelinden randevu detayına girerek uygunluk kontrolünü yapar ve randevuyu "Onaylandı" durumuna getirir.
• Bu işlem yapıldığında, sistem otomatik olarak müşteriyle iletişim kurabilir.

4.2. WhatsApp ve SMS ile Müşteriye Bilgilendirme

Randevu onaylandığında:

• Planris, müşteriye WhatsApp üzerinden otomatik bildirim gönderir; bu özellik tüm paketlerde mevcuttur.
• Plus ve Pro paketlerde ayrıca SMS bildirimleri de kullanılabilir.

Mesajlarda genellikle şu bilgiler yer alır:

• Randevu tarihi ve saati
• Hizmet ve personel bilgisi
• İşletme adı ve konumu
• Gerekirse randevu detayını görüntüleyebileceği bir link

Müşteri, gelen bu mesajla randevusunun onaylandığını görür; çoğu işletme, görünür bir "Onaylandı" ibaresi veya kısa bilgilendirme metni kullanır.

4.3. Müşteri Tarafından Pasif Onay

Pek çok işletme, özellikle otomatik onay kurgusunda, randevuyu müşteri tarafında ekstra bir tıklama gerektirmeden onaylar. Bu senaryoda:

• Müşterinin randevu formunu doldurup göndermesi,
• Ve ardından gelen bilgilendirme mesajını alması,

randevunun karşılıklı olarak onaylandığı anlamına gelir. Müşteri, randevusuna gelemeyecekse işletmeyle iletişime geçip iptal veya değişiklik talep edebilir.

5. Online Randevu Sonrası Hatırlatma Mesajları

Planris, randevu hatırlatma sistemi ile randevu tarihinden önce müşteriye otomatik hatırlatma mesajları gönderebilir:

• WhatsApp hatırlatma (tüm paketlerde)
• SMS hatırlatma (Plus ve Pro paketlerde)

Hatırlatma sistemi ile:

• Randevudan 1 gün önce, 1 saat önce gibi zamanlar için otomatik mesaj gönderimi ayarlanabilir.
• Bildirim tercihleri müşteri bazında veya işletme genelinde yapılandırılabilir; hangi kanaldan (SMS/WhatsApp) mesaj gideceği belirlenebilir.

Bu sayede, no-show (gelmeyen müşteri) oranları azalır, randevu takvimi daha sağlıklı işler.

6. Sık Sorulan Sorular

Online randevu almak için Planris'e üye olmam gerekiyor mu?

Genellikle hayır. Çoğu işletme, müşterinin yalnızca ad-soyad ve telefon gibi temel bilgileri doldurmasını yeterli görür. Hesap açmak zorunlu değildir; Planris arka planda müşteri kaydını otomatik olarak oluşturur.

Randevuyu istiyorum ama bilgisayarım yok, telefondan olur mu?

Evet. Planris tamamen web tabanlıdır ve modern tüm tarayıcılardan, telefon ve tabletler dahil, sorunsuz çalışır. Yani sadece telefonunuzun internet bağlantısı olması yeterlidir.

İnternetten 7/24 randevu alabilir miyim?

Evet. Online randevu sistemi, işletmenizin çalışma saatleri dikkate alınarak 24/7 randevu talebi kabul edecek şekilde çalışır; müşteri istediği an formu doldurabilir.

7. Sonuç: Müşteriler İçin Hızlı ve Güvenli Online Randevu

Planris'in online randevu modülü sayesinde müşteriler:

• Web siteniz, QR kodunuz veya sosyal medya linkiniz üzerinden randevu ekranına ulaşır.
• Hizmet, personel/oda ve tarih-saat seçimi yapar.
• İletişim bilgilerini girip formu göndererek randevu talebini oluşturur.
• Randevu onaylandığında WhatsApp/SMS ile bilgilendirilir.
• Randevu öncesi hatırlatma mesajları alarak randevusunu unutmadan gelir.

Bu süreç, hem işletme hem de müşteri için hızlı, şeffaf ve güvenli bir deneyim sunar.